Dinas Perpustakaan Kabupaten Hulu Sungai Tengah berencana memberdayakan siswa/siswi SMKN 1 Barabai melalui program Praktik Kerja Lapangan (magang) dalam rangka pengelolaan arsip dinamis (arsip inaktif) sesuai dengan Keputusan Bupati Hulu Sungai Tengah Nomor 040/239/045.4/TAHUN 2022 tentang Pembentukan Tim Kearsipan Daerah. Tujuan dari program ini adalah untuk meningkatkan keterampilan dan keilmuan siswa/siswi di bidang pengelolaan arsip dinamis, serta membantu mengatasi permasalahan pengelolaan arsip inaktif yang ada di seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) di Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai Tengah.
Sebagai langkah persiapan sebelum pelaksanaan praktik kerja lapangan, Dinas Perpustakaan Kabupaten Hulu Sungai Tengah akan menyelenggarakan bimbingan teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif yang akan diadakan pada tanggal 26 hingga 27 Juli 2023. Kegiatan ini akan diikuti oleh peserta dari berbagai SKPD yang akan ditempatkan sebagai tempat magang bagi siswa/siswi SMKN 1 Barabai, sebanyak 100 peserta hadir secara luring (offline) di Aula SMK N 1 Barabai dan 87 peserta mengikuti bimbingan teknis daring (online) melalui Zoom Meeting.
Jadwal acara bimbingan teknis telah disusun dengan materi yang komprehensif, meliputi Pengantar Kearsipan oleh Direktur Kearsipan Daerah I, Pengelolaan Arsip Dinamis oleh Arsiparis dari Arsip Nasional Republik Indonesia, dan Penataan Arsip Inaktif. Materi ini akan memberikan bekal teori dan teknis yang kuat bagi siswa/siswi magang dalam mengelola arsip dinamis dengan baik dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Dalam acara bimbingan teknis ini, diharapkan agar SKPD tujuan praktik kerja lapangan dapat mempersiapkan arsip inaktifnya agar dapat diolah dan ditata oleh peserta magang. Oleh karena itu, seluruh Kepala SKPD diminta untuk menunjuk Sekretarisnya sebagai koordinator penataan arsip dinamis yang akan mengkoordinasi kegiatan penataan arsip inaktif di SKPD masing-masing, khususnya saat melibatkan siswa/siswi magang.
Peserta magang yang terdiri dari siswa/siswi SMKN 1 Barabai akan mulai ditempatkan pada tanggal 1 Agustus hingga Desember 2023, dengan target pelaksanaan selama satu bulan per SKPD atau menyesuaikan. Setelah menyelesaikan tugas di satu SKPD, mereka akan dipindahkan ke SKPD lain yang membutuhkan bantuan dalam mengatur arsip dinamis hingga seluruh SKPD di lingkup Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai Tengah dapat memiliki arsip yang tertib dan terorganisir dengan baik.
Semoga melalui program Praktik Kerja Lapangan ini, siswa/siswi magang dapat memberikan kontribusi nyata dalam pengelolaan arsip dinamis dan membantu mencapai tujuan tertib arsip yang telah ditetapkan. Apresiasi dan terima kasih kami sampaikan kepada seluruh SKPD, serta berharap kerjasama yang baik dalam pelaksanaan kegiatan ini.
